Imagina que cada vez que tu jefe te llama, recibes la llamada de un cliente o un amigo te manda un mensaje de texto, tuvieras que dejar tu trabajo por salir a toda prisa para resolver lo que necesita.
Esto es algo que no haces –al menos espero que no– porque el tiempo que perderías con cada una de estas interrupciones consumiría tu día entero y jamás podrías terminar tu trabajo. Sin embargo, algo muy parecido ocurre cada vez que una notificación aparece en la pantalla de nuestros teléfonos o de la computadora cuando estamos a la mitad de algo.
No importa qué tan breve sea la interrupción, desde leer un chiste en Twitter hasta un correo del trabajo, cada una de estas interrupciones nos cuestan nuestra concentración y son peores cuando nos obligan a cambiar de una actividad a otra, pues comenzamos a hacer el conocido multitasking, que disminuye nuestra productividad –como lo mencioné en mi artículo 5 tips para aumentar tu productividad–.
Aunque es común pensar que el multitasking nos permite trabajar en varias tareas al mismo tiempo, y por lo tanto, aumentar la cantidad de trabajo que hacemos, esto es un error. Un estudio de la Universidad de California-Irvine descubrió que tras cada interrupción tardamos hasta 20 minutos en volver al “ritmo” de trabajo, lo que hace que fragmentemos nuestro desempeño, disminuyamos nuestra productividad y gastemos energía mental en volver a concentrarnos.
¿Cómo detener el multitasking?
El problema consiste en que hacer multitasking es divertido. Nos mata de curiosidad saber qué dice ese correo que llegó a nuestra bandeja de entrada, de qué se trata el tweet donde nos mencionaron o por qué nos está mandando mensajes por Whatsapp nuestro mejor amigo. Leer nuestras notificaciones nos da una gratificación inmediata. En contraste, resistir el deseo por tomar el teléfono y enterarnos por qué está sonando requiere de disciplina y esfuerzo mental.
Para que tu trabajo no se vea deteriorado por las interrupciones o por el constante cambio de una actividad a otra, te quiero dar algunas recomendaciones que te permitirán aumentar tu productividad y ahorrarte energía cognitiva:
Une actividades similares
Haz una lista de todas las tareas que tengas que hacer y a aquellas que sean parecidas dedícales un tiempo específico para terminarlas juntas. Realiza todas las llamadas telefónicas, una después de la otra. A los reportes dedícales una hora específica y no hagas nada más que eso. En lugar de brincar de una ventana a otra cada vez que aparece un correo electrónico, prográmate para abrir todo tu correo únicamente 3 veces al día, como a las 8:00 a.m., a la 1:00 p.m. y a las 4:00 p.m.
Toma pausas de descanso
Pausar nuestro trabajo es algo benéfico si se hace correctamente. Las pausas laborales nos dan tiempo para mirar las cosas con una nueva perspectiva, descansar la mente e incluso aumentar la productividad. Un ejemplo de esto es la técnica Pomodoro, que recomienda descansar 10 minutos por cada 50 minutos de trabajo. Sin embargo, es necesario identificar que existe una gran diferencia entre tomar una pausa laboral e interrumpir el trabajo por una distracción. Por un lado, una pausa es algo planeado y reservado para hacer un descanso de forma consciente después de un lapso de trabajo intenso. Por otro lado, una interrupción aparece de improviso e irrumpe en tu concentración, lo que te deja esforzándote para recordar qué estabas haciendo antes de que pasara.
Despégate de tu teléfono
Si lo que está fragmentando tu trabajo es tu teléfono, lo más recomendable es alejarte de él, cerrar tu correo electrónico y dedicarte a trabajar por lapsos de 30 minutos –al menos–, lejos de la tentación por responder a cada mensaje. Algo tan sencillo como esto puede aumentar tu productividad de una forma significativa. No es necesario que dejes tu teléfono en casa para mejorar tu desempeño, puedes comenzar a practicar esta técnica de poco en poco. Por ejemplo, puedes “olvidar” tu teléfono en tu portafolio y sacarlo cada hora, dándote tiempo de terminar tus pendientes. Fuera de tu vista, fuera de tu mente.
En algunos trabajos alejarse del teléfono es virtualmente imposible, así como evitar cambiar de una actividad a otra. Además, algunos de nosotros necesitamos estar pendientes de nuestros clientes las 24 horas, pero por más importante que sea responder la llamada, todavía no conozco a la persona que no pueda esperar 30 minutos para llamarle de vuelta o intente contactar a alguien más en mi oficina para resolver un problema si es totalmente urgente.
Recuerda que solo tú decides en qué deseas gastar tu energía mental, si prefieres resistir la tentación de ver tu teléfono o esforzarte en recuperar tu concentración. Pero eso sí, te aseguro que mientras menos multitasking realices durante el día, mayor poder de concentración tendrás para las actividades que realmente importan.
Fuente: http://www.uhmasalud.com
